تاریخ مدرن اتوماسیون اداری با ماشین تحریر و دستگاه کپی آغاز شد که کارهای قبلی دستی را مکانیزه می کرد. اما امروزه اتوماسیون اداری به طور فزاینده ای به عنوان اصطلاحی شناخته می شود که نه تنها به مکانیزه کردن وظایف بلکه به تبدیل اطلاعات به شکل الکترونیکی نیز اشاره دارد. ظهور رایانه شخصی انقلابی در اتوماسیون اداری ایجاد کرد و امروزه سیستم عامل ها و رابط های کاربری محبوب بر سیستم های رایانه ای اداری تسلط دارند. این انقلاب به قدری کامل بوده و در بسیاری از حوزه‌های کسب‌وکار نفوذ کرده است، به طوری که تقریباً همه کسب‌وکارها حداقل از یک برنامه تجاری تجاری رایانه در جریان فعالیت روزانه خود استفاده می‌کنند. حتی کوچکترین شرکت ها معمولاً از فناوری رایانه برای نگهداری سوابق مالی، اطلاعات موجودی، سوابق حقوق و دستمزد و سایر اطلاعات تجاری مرتبط استفاده می کنند.

فعالیت اتوماسیون اداری

به طور کلی، سه فعالیت اساسی برای یک سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد که شامل مواردی از جمله ذخیره سازی اطلاعات، تبادل داده ها و مدیریت داده ها می باشد به عبارت دیگر در هر منطقه کاربردی گسترده، سخت افزار و نرم افزار ترکیب می شوند تا عملکردهای اساسی را انجام دهند.
اولین حوزه در اتوماسیون اداری، ذخیره سازی اطلاعات است که معمولاً شامل سوابق اداری و سایر فرم ها و اسناد اداری اولیه است در واقع برنامه های کاربردی داده شامل ضبط و ویرایش فایل ها، تصاویر یا صفحات گسترده است. بسته‌های پردازش کلمه و ارائه دسکتاپ داده‌های متنی و گرافیکی خام را در خود جای می‌دهند، در حالی که برنامه‌های صفحه‌گسترده ظرفیت درگیر شدن در دستکاری و خروجی آسان اعداد را در اختیار کاربران قرار می‌دهند و برنامه های تصویری امکان ضبط و ویرایش تصاویر بصری را فراهم می کنند.

نرم‌افزارها و سیستم‌های مدیریت متن، کل حوزه پردازش متن و انتشار دسکتاپ را پوشش می‌دهند، پردازش کلمه، ابتدایی ترین و رایج ترین فعالیت اتوماسیون اداری، وارد کردن (معمولاً از طریق صفحه کلید) و دستکاری متن در رایانه است. برنامه های کاربردی واژه پرداز تجاری امروزی مجموعه پیچیده ای از دستورات را برای قالب بندی، ویرایش و چاپ اسناد متنی در اختیار کاربران قرار می دهند. یکی از محبوب‌ترین ویژگی‌های بسته‌های پردازش متن، قالب‌های اسناد پیش‌ فرمت ‌شده آن است، الگوها به‌طور خودکار مواردی مانند اندازه فونت، سبک‌های پاراگراف، سرصفحه‌ها و پاورقی‌ها و شماره صفحه را تنظیم می‌کنند تا کاربر مجبور نباشد هر بار که یک رکورد جدید ایجاد می‌کند، ویژگی‌های سند را بازنشانی کند.

انتشار رومیزی بعد دیگری به دستکاری متن می بخشد، با ترکیب ویژگی‌های یک واژه‌پرداز با ویژگی‌های طراحی صفحه و چیدمان پیشرفته، بسته‌های نشر رومیزی به عنوان ابزارهای ارزشمندی در ایجاد خبرنامه، بروشور و سایر اسناد که متن و عکس، نمودار، طراحی و سایر تصاویر گرافیکی را ترکیب می‌کنند، مشخص می شود.
نرم افزارها و سیستم های مدیریت تصویر جنبه دیگری از اتوماسیون اداری هستندکه نمونه هایی از اطلاعات بصری شامل تصاویر اسناد، عکس ها و تصاویر گرافیکی مانند جداول و نمودارها می باشد، این تصاویر به فایل‌های دیجیتال تبدیل می‌شوند، که نمی‌توان آن‌ها را مانند فایل‌های متنی ویرایش کرد. در یک واژه پرداز یا برنامه انتشار دسکتاپ، هر کلمه یا کاراکتر به صورت جداگانه بررسی می شود. در یک سیستم تصویربرداری، کل تصویر یا سند به عنوان یک شیء کامل در نظر گرفته می شود که در واقع یکی از محبوب ترین کاربردهای تصاویر کامپیوتری در ارائه ها یا سخنرانی های شرکتی است .

قابلیت سیستم اداری

سیستم های اتوماسیون اداری که شامل توانایی اشتراک الکترونیکی اطلاعات بین بیش از یک کاربر به طور همزمان است، گاهی اوقات به عنوان سیستم های گروه افزاری نامیده می شوند که یکی از انواع گروه‌افزار، سیستم جلسات الکترونیکی است. سیستم های جلسات الکترونیکی به شرکت کنندگان پراکنده جغرافیایی اجازه می دهد تا اطلاعات را در زمان واقعی تبادل کنند. شرکت کنندگان در چنین جلسات الکترونیکی ممکن است در همان دفتر یا ساختمان باشند یا هزاران مایل از هم فاصله داشته باشند. سیستم‌های اشتراک‌گذاری الکترونیکی از راه دور معمولاً از یک اتصال خط تلفن برای انتقال داده استفاده می‌کنند، در حالی که اشتراک‌گذاری در آن اغلب فقط شامل یک شبکه محلی از رایانه‌ها می‌شود. اثربخشی عملکردی چنین سیستم های اشتراک الکترونیکی یکی از عوامل رشد دورکاری به عنوان یک گزینه برای کارگران بوده است در واقع افرادی که از راه دور در خانه کار می کنند همچنان روابط خود را با دفتر کار از طریق رایانه حفظ می کنند. سازمان های بیشتری برای افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها به اتوماسیون در محل کار روی می آورند. بسیاری از این سازمان‌ها از مزایای اتوماسیون آگاه هستند، زیرا برنامه‌ها یا نرم‌افزارهایی را دانلود کرده‌اند که یک یا چند کار اداری را خودکار می‌کنند. با این حال، این بدان معنا نیست که یک سازمان به اتوماسیون دست یافته است. اتوماسیون تمام عیار از طریق پیاده سازی یک سیستم اتوماسیون اداری به دست می آید این سیستم از راه حل های سخت افزاری و نرم افزاری تشکیل شده است که امکان انتقال داده ها را بین سیستم ها بدون مشارکت یا مداخلات انسانی فراهم می کند. اتوماسیون اداری با ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندهایی مانند حسابداری، مدیریت داده‌ها، آموزش، مدیریت تسهیلات و وظایف مختلف اداری، بارهای کاری سازمانی را کاهش می‌دهد.

سخن پایانی

اتوماسیون اداری چیست؟ در جواب این سوال باید بیان کنیم که
اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم‌ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای را توصیف می‌کند که برای جمع‌آوری دیجیتال، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری برای اجرای وظایف استفاده می‌شوندکه در اصل، اتوماسیون اداری به مدیریت داده ها کمک می کند.از آنجایی که انسان ها از معادله خارج می شوند، خطر خطای دستی وجود ندارد. چیزی که زمانی با یک ماشین تحریر شروع می شد، به تعداد بی شماری از اتوماسیون و ابزار الکترونیکی تبدیل شده است که نحوه کار افراد را تغییر داده است.
یک سیستم اتوماسیون اداری صرفاً بدون کاغذ نیست.به عنوان مثال، حفظ کلیه مکاتبات محصول کاری و مشتری در یک سیستم مدیریت اسناد است .این ابزار قدرتمندی است که می تواند برای حذف فرآیندهای دستی، شناسایی گردش کار ناکارآمد و تسهیل تصمیم گیری آگاهانه استفاده شود. در این مقاله به بررسی سیستم اتوماسیون پرداختیم امیدواریم در این زمینه اطلاعات مفیدی را در اختیار شما قرار داده باشیم.